זה המשפט המסוכן ביותר בעסקים. ארגונים מסורתיים, בתעשייה, בלוגיסטיקה, בשירותים פיננסיים ובקמעונאות ותיקה, יושבים על מכרה זהב של ידע וניסיון, וטובעים בים של ניירת, טבלאות אקסל ידניות ותהליכים איטיים.
טרנספורמציה דיגיטלית היא לא "לקנות תוכנה". רכישת תוכנה היא האירוע הכי קל בתהליך, והיא גם השלב שבו רוב הארגונים מתחילים, וזו בדיוק הסיבה שזה נכשל.
הפחד שהרובוט יחליף אותי. עובדים ותיקים רגילים לניירת שלהם, והם גם היחידים שמכירים את החריגים: את הלקוח שמשלם אחרת, את הספק שמקבל יחס מיוחד, את התהליך שעוקף את המערכת מאז 2011.
אם לא משתפים אותם, הם לא "יחבלו" מתוך רוע. פשוט אף אחד לא ישאל אותם על החריגים, המערכת החדשה לא תדע לטפל בהם, והם יחזרו לאקסל שלהם כדי לעשות את העבודה. אחרי חצי שנה יש לכם שתי מערכות במקום אחת.
לקנות Salesforce לארגון של 10 אנשים זה כמו לקנות משאית כדי לנסוע לסופר. אבל ה-overkill הוא רק חצי מהבעיה. החצי השני הוא שמערכת גדולה מגיעה עם תהליך עבודה מובנה משלה, והארגון נדרש להתאים את עצמו אליה. בארגון קטן זה אפשרי. בארגון ותיק עם תהליכים שהתגבשו על פני עשורים, זה פרויקט שינוי ארגוני שאף אחד לא תקצב.
הנהלת החשבונות לא מדברת עם המכירות, והמכירות לא מדברות עם התפעול. לכל אחד יש האקסל שלו, ולכל אקסל יש גרסה משלו של האמת. השאלה "כמה לקוחות פעילים יש לנו?" מקבלת שלוש תשובות שונות, וכולן נכונות לפי ההגדרה של מי שענה.
זה נשמע כמו בעיה טכנית. זו בעיית הגדרות. לפני שמחברים מערכות צריך להסכים מה זה "לקוח פעיל", מה זה "עסקה סגורה" ומתי בדיוק מכירה נספרת. בלי זה, האינטגרציה רק תסנכרן את חוסר ההסכמה מהר יותר.
רוב הארגונים עושים את זה הפוך. הם קונים כלי, ואז מגלים שהתהליך לא מוגדר, ואז מגלים שהנתונים לא נקיים. כל שלב שמדלגים עליו חוזר בהמשך ביוקר.
| שלב | השאלה שעונים עליה | מה קורה אם מדלגים |
|---|---|---|
| 1. הגדרות | מה בדיוק אנחנו סופרים, ומי מחליט | כל דוח סותר דוח אחר, ואף אחד לא סומך על המערכת |
| 2. נתונים | איפה המידע יושב היום ומה מצבו | מהגרים בלגן למערכת חדשה ומקבלים בלגן מהיר יותר |
| 3. תהליך | איך העבודה זורמת בפועל, כולל החריגים | הכלי כופה תהליך שלא מתאים, והעובדים עוקפים אותו |
| 4. כלי | מה קונים | זה החלק הקל, וגם היחיד שספקים ישמחו לדבר עליו |
| 5. הטמעה | מי משתמש, מי מלמד, מי אחראי | רישיונות שמשלמים עליהם ואף אחד לא נכנס אליהם |
אל תהפכו את הארגון ביום אחד. בחרו תהליך אחד, ורצוי כזה שעונה על ארבעת התנאים האלה:
הצלחה אחת שאפשר להצביע עליה שווה יותר מכל מצגת. משם התיאבון גדל, וגם האמון.
תהליך הפקת דוח חודשי שלוקח יומיים עבודה של איש אחד, שעלות שעת העבודה שלו היא ₪120:
| מה | חישוב | תוצאה |
|---|---|---|
| עלות הפקה חודשית | 16 שעות × 120 | ₪1,920 |
| עלות שנתית | 1,920 × 12 | ₪23,040 |
| אחרי אוטומציה, נניח שעה בחודש לבקרה | 12 × 120 | ₪1,440 |
| חיסכון שנתי | 23,040 פחות 1,440 | ₪21,600 |
עכשיו יש לכם מספר להשוות מולו את עלות הפרויקט. אם ההטמעה עולה ₪60,000, היא מחזירה את עצמה בכמעט שלוש שנים, וכנראה לא כדאית לבד. אם היא עולה ₪15,000, היא מחזירה בפחות מתשעה חודשים. המספרים האלה שלכם, לא שלי. תחליפו את השעות ואת התעריף במה שנכון אצלכם, וזה החישוב היחיד שצריך כדי להחליט.
שימו לב שהחיסכון בזמן הוא בדרך כלל הרכיב הקטן. הגדולים הם צמצום טעויות ידניות בהעתקת נתונים, והיכולת של מנכ"ל לקבל החלטה על נתון מהיום ולא מלפני חודש.
תהליך בודד, מוגדר היטב, סביר ברבעון. ארגון שלם הוא לא פרויקט עם תאריך סיום אלא שינוי בדרך העבודה. אם ספק נותן לכם תאריך סיום לכל הארגון, הוא מוכר לכם תוכנה ולא טרנספורמציה.
משתפים אותם בשלב המיפוי, לא בשלב ההטמעה. הם מכירים את החריגים שאף מסמך לא מתעד, וזה בדיוק המידע שמפיל פרויקטים. מי שהמערכת נבנתה עם הידע שלו לא מתנגד לה.
צריך אדם אחד שזו האחריות שלו וששמו מופיע לצד התהליך. לא בהכרח תפקיד חדש במשרה מלאה, אבל בהחלט לא "כולם אחראים".
תשאלו את מי שעושה את העבודה איזו משימה הוא הכי שונא. התשובה כמעט תמיד מצביעה על העתקה ידנית בין שתי מערכות, וזה בדיוק המקום להתחיל בו.
אנחנו ב-Elya Strategy מלווים מנכ"לים בתהליך הרגיש הזה, ומגשרים בין העולם העסקי הוותיק לבין האפשרויות הטכנולוגיות החדשות, בצורה חכמה ומדודה.
מובילים טרנספורמציה בארגון? ליווי טרנספורמציה דיגיטלית וחדשנות מלווה ארגונים לאורך כל הדרך.
לקרוא על אוטומציה זה נחמד, אבל לראות עסק שעובד לבד זה ממכר. ב-Elya Strategy אנחנו בונים מכונות שיווק ומכירות שעובדות 24/7. דברו איתנו ונבדוק איפה אפשר לחסוך לכם 50% מהזמן האדמיניסטרטיבי